El departamento de Administración es el encargado de dar soporte administrativo a la compañía a través de la gestión de los distintos centros de trabajo y el apoyo a los trabajadores en determinadas tareas.
Las principales funciones de esta área son: gestión de viajes de empleados, gestión del material y suministros, adecuación de instalaciones, gestión de incidencias de mantenimiento, supervisión y control de la recepción de las distintas oficinas, y dar soporte a la organización de eventos corporativos.
Tareas
· Gestión de calendario
· Organización de viajes
· Recibir mensajes y redirigir llamadas/mensajes a colegas apropiados
· Entrada de datos de presentación (Outlook CRM)
· Organización de comités, toma de actas.
· Crear/actualizar presentaciones
· Producir documentos de texto
· Ayudar a copiar, recopilar y distribuir documentos de oficina.
· Reserva de salas de reuniones
· Organización de reuniones
· Gastos
· Preparación de documentos para reuniones y viajes de negocios.
· Experiencia laboral de al menos 3 años
· Experiencia probada en el puesto o similar; en el manejo de agendas complejas, gestión de viajes y conciliación de gastos y Visas.
· Fuertes habilidades de comunicación: escrita, por teléfono y cara a cara.
· Tecnología: conocimientos de software de oficina, p. Microsoft Office o equivalente de Google
· Idioma: inglés fluido
· Habilidades de organización y planificación (programa sus propias prioridades, trabaja con estimaciones de tiempo realistas)
· Atención al detalle y precisión.
· Orientación de servicio al cliente
· Adaptabilidad y flexibilidad
· Discreción, confidencialidad e integridad.
· Resolución de problemas
· Gestión del tiempo, priorización
· Toma de decisiones
· Previsión, anticipación e iniciativa
· Gestión de personas
· Resiliencia y tolerancia al estrés